議事録の書き方のコツ｜タイピングが遅くても議事録は書ける！
簡単の仕事と思われがちな議事録の作成ですが、新卒で入社してすぐは分からない専門用語が多かったり、タイピングに慣れていなかったりで意外に難しさを感じるのでないでしょうか？
そこで新卒社会人入社1年目はほぼ議事録しか書いていなかったと言っても過言ではないわたしが、議事録を書く毎日で学んだ議事録を書くコツをお伝えしていきます。
タイピングが速いにこしたことはないのですが、タイピングは一朝一夕で速くなるものではないので、今回はタイピングが速くなくても議事録を作成するコツを紹介していきます！
議事録作成のコツ
では早速、わたしが社会人1年目の時に学んだ議事録を作成するコツをご紹介していきます！
会議の資料は事前に目を通しておく
こちら、会議資料を事前に読んでおくことは自分が参加する会議であれば当然のことかもしれませんね。。。
新人時代は自分に全く関係がない会議であっても議事録を書かせるために呼び出されることがある（わたしはあった）ので、事前に会議資料に目に通す気になれないことが多々ありました。
しかし、会議で話される内容が分かっているのと分かっているのでは、理解度が全然違ってくるので、できれば事前に共有されている資料は読んでおきましょう！
パワポなどスライド形式で資料がある場合は、それがそのまま打ち合わせの流れになることもあるので、各スライドのタイトルを議事録に書いておいても良いでしょう。
例えば、以下ような資料が事前にある場合はタイトルと内容をコピペしておくと良いですよ。
議事録準備例
また、時間があれば資料内の分からない言葉については事前に調べておきましょう。
上の画像で行くとUPTやATなどがよくわからない言葉ですね。
資料を先に読んでおくことで、内容の理解度が上がることで後で議事録をまとめやすくなりますし、タイピングが遅くても会議中に記載する内容が少なくなるため、何とか話についていきやすくなるでしょう！
会議の基本情報は事前に議事録に記載しておく
会議の基本情報を先に記載しておくことも重要です。
特に誰が参加するかなどは事前に分かっておくと、会議の内容が分かりやすくなります。
どんな役割の人が参加しているかが分かっているとその会議で決定されることや話されるであろう内容が変わってくるので、是非前もって記載しておきましょう。
事前に書いておくと良い会議の基本情報はざっと以下です。
- 議題
- 日時
- 場所
- 参加者
先ほどの議事録に基本情報を記載するのであれば、以下のような感じです。
ここまでは会議の前にしておく事前の準備です！
次からは会議中のコツを紹介していきます！
会議中は後から見て分かる程度の情報をメモする
冒頭からお伝えしている通り、タイピングが遅い人にとって人が話す内容をそのままタイピングしようとすると絶対に間に合いません。
そのため、会議中に取るメモは最低限にしておきましょう。
名前は略す
例えば先ほどの参加者の「山田」さんは「Y」、「佐藤」さんは「S」などで記載しておくと、時短になります。
同様に会社名など、略しても後から分かるモノについてはできる限り略して書きましょう。
ただ、何でも短くし過ぎて後から分かりにくくならないように注意です！
箇条書きにする
最初からちゃんとした文章を書くのはやめましょう。
あくまで箇条書き程度にしておいて、会議の後に整形すれば良いです。
店舗の速い会議で箇条書きでもついていくのが難しい場合、単語の羅列で分かるように書いておけば大丈夫です！
関連する内容は[tab]（タブ）でつなげていく
テキスト等で[tab]キーを押すと、インデントといって、一定のスペースを入力することができます。
こちらの機能を利用して、議題に対して関連する内容は[tab]でつなげて記載していくと内容がごちゃごちゃせずに議事録をまとめやすいです！
上記を踏まえて、議事録にメモを残すとしたら以下のような感じになります。
実際、会議中はここまできれいに書けていなくても、誤字脱字があっても気にせずに残せる情報をあくまで簡単に残しておきましょう！
「誰が」「いつまでに」「何をする」は最重要事項
議事録に絶対に記載しなければならない内容は決定事項である「次のアクション」です。
これが書かれていない議事録は意味がないものになってしまいますので、聞き逃しは厳禁です。
逆に言えば、決定事項さえちゃんとおさえていればそれまでのいきさつは大まかに記載できていれば十分です。
決定事項は「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確に記載するようにしましょう。
上の議事録でも「誰が」「いつまでに」「何をするか」を記載していますね。
決定事項を議事録に残しておくことで、タスクを割り当てた証拠になりますので、後々タスクが行われなかった時に責任の所在を問う時の重要書類になりますので、とても大事です！
決定事項は分かりやすく記載する
決定事項は分かりやすく目印をつけておくと後から見るひとにとって重要な内容が分かりやすく伝わります！
わたしの場合は決定事項については「➤」を使って分かりやすく表現しています。
先ほどから例に挙げている議事録を整形すると以下のようになります。
議事録作成時の注意事項
以下はどんなドキュメントの作成にも共通することなので、もうすでに知ってるよという内容かもしれませんが、今一度注意しておきたい内容をまとめておきます。
誤字脱字
誤字脱字があると後から直す時間が掛かってしまったり、印象も悪くなってしまいますので、誤字脱字には注意しましょう。
作成したドキュメントは何度か読み返して誤字脱字がないかを確認しましょう
確認をして提出前にミスを直しておくことで、最終的には作業時間を短くすることにつながります。
語尾の統一
「です。」「ます。」調と言いきる表現が混じっていると読み手に違和感を与えるので、注意しましょう。
議事録の場合は上の議事録の例で記載しているように言い切る表現で記載することが無難です。
会社によっては文化の違いがあると思いますので、前もって他の方の議事録を読んで確認しておくと良いでしょう！
議事録の作成時間
議事録の作成に時間を掛け過ぎるのはやめましょう。
目安として、会議後に議事録の整形に掛ける時間は「会議時間 ≧ 議事録作成時間」にしましょう！
そして、当日中、遅くても翌日の午前中には議事録を提出するように心がけましょう。
遅くなってしまうとフィードバックする側も何があったか忘れてしまいますし、提出が遅いと悪い印象を与えてしまいます。
議事録作成時間を短縮するため、上で紹介したような議事録作成の事前準備も重要になってきますので、ぜひ実施しておきたいです！
まとめ：議事録は重要資料！
以上、タイピングは遅くても議事録を作成しやすくなるためのコツをお伝えさせていただきました。
まとめるとこの記事の内容は以下通りです。
- 事前準備しておく
- 会議中のメモは最低限の内容を記載する
- 決定事項「誰が」「いつ」「何をする」を明確に記載する
- ケアレスミスに注意
- 議事録の提出は原則当日中、遅くても翌日午前中
以上のことを踏まえて次からの議事録作成すればきっと以前よりずっと楽に議事録が作成できるはずです！
社会人1年目、わたしは他の同期と比べても議事録ばかり書かされており、当時は「こんなつまらない仕事ばかり」と腐ってしまったり、今でも腹が立つことがあります。
それでも、たくさんの議事録を書く経験は議事録が会議での決定事項を証拠として残しておくための重要な資料になると学べたことはとても良い経験だったと今では思います。
そんな経験をこの記事で紹介することで誰かの役に立てれば幸いです！
過去に作業効率UPのために新社会人がやっておきたいことを下記のリンクでまとめてますので、良ければそちらもご覧ください。
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